Un collaborateur s'en va. Les papiers RH sont prêts, le pot de départ est prévu, et puis, trois semaines plus tard, quelqu'un remarque que son adresse e-mail reçoit toujours des commandes, que son compte est encore actif sur le logiciel de facturation et que personne ne sait qui a le mot de passe de la page Facebook qu'il gérait.
Dans une PME, le départ d'une personne est rarement préparé côté informatique, parce qu'il n'arrive pas assez souvent pour qu'on ait une méthode. C'est justement pour ça qu'il faut l'écrire une fois. Voici la check-list que je proposerais à une entreprise de quelques personnes à quelques dizaines.
1. Avant le départ : faire l'inventaire de ce que la personne touche
Partez de son travail réel des dernières semaines, pas de sa fiche de poste. Listez les outils où elle a un compte à son nom, et ceux où elle utilise un accès partagé :
- messagerie, agenda, stockage de fichiers (Microsoft 365, Google Workspace) ;
- logiciels métier : ERP, comptabilité, CRM, caisse, outil de planning ;
- banque en ligne et cartes de paiement de la société ;
- réseaux sociaux de l'entreprise, site web, nom de domaine, hébergement ;
- accès physiques : clés, badge, code d'alarme ;
- matériel : portable, téléphone, clé de sécurité, disque externe.
Si cette liste est difficile à faire, c'est un bon signal : il manque probablement un inventaire des comptes de l'entreprise. L'article sur qui détient vraiment les clés de votre PME donne une façon simple de le tenir.
2. Avant le départ : la passation des dossiers
Le bon moment pour récupérer ce dont l'entreprise a besoin, c'est avant le dernier jour, avec la personne. Demandez-lui de déplacer les documents de travail de son espace personnel (OneDrive, Mon Drive) vers un dossier partagé de l'équipe, de réattribuer ses tâches, devis et rendez-vous en cours, et de noter les prochaines actions : client à rappeler, paiement attendu, dossier bloqué.
Profitez-en pour repérer ce qui tourne à son nom sans qu'on le voie : une règle de transfert de mails, une automatisation, un abonnement payé avec sa carte, un compte administrateur unique. Ce sont ces détails-là qui cassent un mois plus tard.
3. Le dernier jour : couper les accès, pas seulement le mot de passe
Changer le mot de passe ne suffit pas toujours : une session déjà ouverte sur un téléphone ou un navigateur peut rester active. Dans Microsoft 365 comme dans Google Workspace, l'administrateur peut bloquer la connexion et déconnecter toutes les sessions. Faites-le à l'heure convenue, puis :
- retirez les droits administrateur et les accès aux boîtes partagées ;
- désactivez son compte dans chaque logiciel métier de la liste ;
- changez les mots de passe des comptes partagés qu'elle connaissait, Wi-Fi compris, et profitez-en pour passer ces accès en comptes nominatifs ou dans un gestionnaire de mots de passe ;
- retirez son appareil des appareils autorisés, et effacez les données de l'entreprise sur son téléphone personnel si elle y avait la messagerie ;
- récupérez le matériel et les clés.
4. La boîte mail : la règle belge est plus stricte que le réflexe
Le réflexe courant est de garder la boîte ouverte et de transférer les mails à un collègue « pour ne rien rater ». L'Autorité de protection des données (APD) a une position claire sur ce point, rappelée dans plusieurs décisions de sa Chambre Contentieuse depuis 2020 :
- au plus tard le jour du départ effectif, la boîte est désactivée et un message automatique prévient les correspondants que la personne ne travaille plus là, avec le nom ou l'adresse générique à contacter ;
- ce message reste en place pendant un délai raisonnable, a priori un mois, qui peut être porté à trois mois au maximum selon la fonction, avec une justification et de préférence l'accord de l'ancien collaborateur ;
- la personne est informée de la désactivation ;
- ensuite, la boîte et le message automatique sont supprimés ;
- les mails qui lui sont adressés ne sont pas transférés à un collègue qui les lirait.
Ces règles valent aussi quand la collaboration avec un indépendant prend fin. Attention : certaines procédures d'éditeurs proposent justement le transfert vers un collègue ou la conversion en boîte partagée. Techniquement possible, mais en Belgique ce n'est pas la bonne pratique. Une adresse générique (info@, commandes@) partagée par l'équipe évite une bonne partie du problème au départ suivant.
5. Le lendemain : vérifier
Le jour du départ, on oublie toujours quelque chose. Le lendemain, prenez dix minutes pour vérifier que le compte n'apparaît plus comme actif, qu'aucune règle de transfert ne subsiste, que les fichiers partagés s'ouvrent bien pour le remplaçant, et que la licence a été retirée ou réattribuée. Une licence oubliée continue d'être facturée chaque mois.
6. Faites-le deux fois, automatisez-le
Une fois la liste écrite, ne la laissez pas dans un document qu'on ne retrouvera pas. Si vous utilisez Odoo, l'application Employés propose un plan d'activités « Offboarding » modifiable : chaque étape devient une activité assignée à la bonne personne, avec une échéance, lancée depuis la fiche de l'employé. Sans Odoo, une simple liste de tâches modèle fait l'affaire. L'important est que le départ suivant commence par cette liste, et non par la mémoire de quelqu'un. C'est la même logique que dans si vous le faites deux fois, automatisez-le.
Et pensez à l'autre sens : la même liste, retournée, devient votre check-list d'arrivée. Ce qu'on ouvre à l'arrivée, on sait le fermer au départ.
Si vous voulez écrire cette check-list avec quelqu'un qui connaît Microsoft 365, Google Workspace et Odoo, ou la transformer en plan dans Odoo, c'est le genre de travail qu'on fait en pack d'heures : info@z80.be ou +32 494 111 041.