Une seule question, trente-deux cerveaux

Chez z80, les journées ne manquent jamais de travail. Dans une petite entreprise informatique, on porte toutes les casquettes à la fois :

• des messages à traiter ;

• des comptes à surveiller ;

• des réseaux à animer ;

• des factures à préparer ;

• des serveurs à garder à l'œil.

Nous avons fait un choix : plutôt que de courir après tout ça, nous avons construit pas à pas une équipe d'assistants IA, chacun avec son métier, et une organisation où l'humain garde la main sur ce qui compte.

Voici comment elle fonctionne, sans jargon.

Qu'est-ce qu'un bot ?

Un bot est un assistant logiciel à qui l'on confie un métier précis. Il travaille seul, sans que personne soit devant l'écran, et il rend compte quand il a fini.

Pour y voir clair, pensez à un nouveau collaborateur : il lui faut de quoi réfléchir, un poste défini, des outils et un carnet de notes. Un bot, c'est la même chose, avec quatre ingrédients :

• Un cerveau : un moteur d'intelligence artificielle (un « modèle de langage ») qui sait lire, comprendre et écrire. C'est la partie qui réfléchit.

• Une fiche de poste : des consignes écrites qui disent son métier, ses règles et ses limites.

• Des outils : l'accès, bien délimité, à ce dont il a besoin pour travailler, comme notre logiciel de gestion, une boîte e-mail ou un agenda.

• Une mémoire : des notes qu'il retrouve d'un jour à l'autre, car un bot ne garde pas tout seul le souvenir de la veille.

Ce qu'un bot n'est pas : ni un robot physique, ni un simple « chatbot » qui répond à une question puis se tait. Il agit : il lit, classe, rédige, relance, puis note ce qu'il a fait. Et il n'a rien de magique : il n'agit que dans le cadre qui lui est fixé.

Un bot à l'œuvre

Nos serveurs, c'est-à-dire les ordinateurs qui font tourner nos outils, se parlent grâce à une connexion sécurisée, une sorte de tunnel privé entre eux. Si ce tunnel tombe, les serveurs ne se parlent plus et toute l'infrastructure s'arrête. Un bot surveille cette connexion et la rétablit quand elle tombe.

Trois mots à retenir

• Quota : la part de notre forfait d'utilisation de l'IA. Chaque réveil d'un bot en consomme un peu, comme des minutes dans un forfait téléphonique.

• Script : un petit programme classique, sans intelligence artificielle, qui répète une tâche simple, par exemple regarder si un nouveau message est arrivé. Il ne consomme pas de quota.

• Webhook : une sonnette. C'est une adresse web qu'un script actionne pour réveiller un bot précis quand il y a quelque chose à faire.

Un chef de cabinet et une douzaine de spécialistes

Au centre, il y a notre chef de cabinet (le « chief of staff »), lui-même un assistant IA. Nous lui parlons comme à un collaborateur, par écrit ou au téléphone.

L'équipe : un chef de cabinet et des bots spécialisés

Pas besoin de choisir le bon interlocuteur ni de réexpliquer le contexte : il écoute, découpe la demande et confie chaque morceau au bot qui sait le mieux le traiter.

Autour de lui, une douzaine de bots spécialisés :

• un pour nos réseaux sociaux ;

• un pour la comptabilité et Odoo ;

• un pour le blog ;

• un pour le référencement ;

• un pour les serveurs ;

• d'autres encore pour un client, un projet de jeu ou les sites web.

Notre assistant réseaux sociaux, par exemple, fait la veille sur X, LinkedIn et Facebook. Il repère les publications utiles à notre métier, les aime et, quand cela a du sens, les commente.

Et la confiance ?

C'est la question que tout le monde se pose. Notre réponse : nous traitons notre chef de cabinet comme un vrai assistant personnel. Quand une tâche lui est confiée, il la mène jusqu'au bout. Il utilise et combine tous les outils à sa disposition, en installe de nouveaux si besoin, et prend des initiatives. Si une méthode échoue, il cherche lui-même une autre voie avant de signaler un blocage.

S'il lui manque une information, il la cherche d'abord seul : dans Odoo, les e-mails, les documents, sa mémoire ou sur le web. Ce n'est qu'à défaut qu'il nous pose la question, sous forme d'une activité dans Odoo qui dit précisément ce qui manque.

Il gère aussi les échanges courants avec l'extérieur, depuis sa propre adresse et sous sa propre signature : réserver un hôtel, répondre à une demande de complément, relancer un fournisseur. Les bots enchaînent seuls les actions récurrentes déjà validées, comme relayer un article publié sur les réseaux sociaux, sans redemander la permission.

Quelques garde-fous restent verrouillés :

• aucun paiement sans feu vert humain ;

• aucun e-mail envoyé au nom d'un humain sans son ordre explicite ;

• aucun changement d'abonnement logiciel vers une formule plus chère ;

• chez un client, rien n'est soumis ni modifié sans instruction ;

• aucun secret n'est jamais affiché.

Pour le reste, il ne nous dérange qu'en cas de vrai blocage, de doute sérieux ou de risque.

L'assistant agit, cherche et prend des initiatives ; l'humain n'intervient que quand l'enjeu est réel.

Des bots qui dorment tant qu'il n'y a rien à faire

Chaque fois qu'un bot se réveille, il consomme du quota, c'est-à-dire une part de notre forfait d'utilisation de l'IA.

Pendant longtemps, nos assistants se levaient toutes les demi-heures pour vérifier s'il y avait du nouveau, et repartaient souvent bredouilles. C'était payer un employé pour regarder par la fenêtre.

Séparer la veille de la réflexion

La veille est confiée à de petits scripts, des programmes simples qui ne consomment aucun quota d'IA. Ils regardent, comparent, et ne réveillent le bon assistant que si ce qu'ils voient le justifie.

Depuis le 7 novembre 2026, ils tournent sur ghost, un serveur toujours allumé, et non plus sur l'ordinateur des bots, qui peut se mettre en pause automatiquement : un script qui y tourne se fige avec lui. Quand il y a vraiment quelque chose à traiter, le script sonne chez le bon assistant (par un webhook). Celui-ci se réveille, fait son travail, confirme qu'il a traité l'événement, puis se rendort. Des repères évitent de retraiter d'anciens événements.

La veille réveille la réflexion seulement quand il y a du nouveau

Voici ce qu'ils surveillent :

• Comptes bancaires : si un mouvement apparaît, le bot comptable est appelé pour le classer.

• E-mails : quand de nouveaux messages arrivent, un contrôle sans IA écarte les simples notifications, et l'assistant ne lit que ceux qui demandent une suite.

• Connexions : si une connexion tombe ou revient, l'information remonte. Tant que rien ne change, personne n'est dérangé.

Plus souvent, pour moins cher

Ce que nous n'attendions pas, c'est que nous surveillons maintenant plus souvent tout en dépensant moins. Un passage sans nouveauté ne coûtant plus rien, certains contrôles tournent désormais tous les quarts d'heure.

Nous avons gardé quelques exceptions, en connaissance de cause : les assistants qui passent par un navigateur ou qui publient à heures fixes conservent leur horaire.

Pour les humains, rien ne change. Les e-mails sont traités et le résumé du matin arrive à la même heure. La différence se voit sur la facture.

Des bots qu'on peut joindre par e-mail

Chaque bot a sa propre adresse e-mail. Cela ouvre deux portes :

• Leur donner des ordres depuis n'importe où, simplement en leur écrivant.

• Écrire à nos clients : les bots envoient eux-mêmes des e-mails, dans un cadre défini à l'avance par un humain. Hors de ce cadre, rien ne part sans feu vert.

Certains bots ont ainsi des échanges réguliers, parfois quotidiens, avec nos clients. Une demande du client lance une tâche qui s'exécute toute seule en arrière-plan.

Une fois le travail fait, le résultat lui est renvoyé automatiquement pour validation. Tout passe par Odoo, du premier message à la validation finale.

Chaque e-mail part depuis une tâche Odoo : le message, sa signature et tout l'historique se retrouvent au même endroit. Par défaut, un bot signe de son propre nom ; il n'écrit au nom d'un humain que sur ordre explicite.

Odoo, notre mémoire commune

Pour que cette équipe ne s'éparpille pas, il faut un endroit où tout se retrouve. Chez nous, c'est Odoo, notre logiciel de gestion.

Chaque client ou domaine a son projet ; chaque action a sa tâche, avec son historique, ses échéances et ses notes. Chaque travail d'un bot y est suivi dans une tâche : il y note son avancement, ce qu'il a demandé et à qui, ce qui bloque.

Nous y écrivons nos remarques, comme on laisserait un mot sur le bureau d'un collègue. Odoo joue ainsi trois rôles :

• la mémoire, parce que rien ne se perd dans un fil de discussion oublié ;

• le tableau de bord, parce qu'un coup d'œil suffit pour savoir où en est chaque dossier ;

• la boîte aux lettres entre les humains et leurs assistants.

Un tableau de projet dans Odoo : chaque carte est une tâche (contenu masqué).

Voir le travail des bots sans les réveiller

Restait à rendre ce coup d'œil vraiment immédiat. L'idée nous est venue d'une vidéo publique consacrée aux tableaux de bord pour assistants IA.

Plutôt que de chercher un nouvel outil, nous nous sommes posé une question simple : notre Odoo sait-il déjà faire ça tout seul ? La réponse était oui.

Un tableau de bord « Activité des bots »

Il se met à jour de lui-même et ne consomme aucun quota d'IA, puisqu'il se contente de lire ce qui existe déjà dans Odoo :

Le tableau de bord : tâches ouvertes par bot et tâches terminées par semaine

• quelques compteurs et listes montrent ce qui attend un humain, ce qui est en retard et ce qui a été bouclé ;

• un code couleur, du vert au rouge, signale où agir ;

• chaque bot a son étiquette sur les tâches : d'un coup d'œil, on sait qui fait quoi.

Un projet « Routines »

Chaque routine planifiée d'un bot y devient une tâche, avec son horaire, son rôle, son dernier passage et son nombre de passages par jour.

Ce simple inventaire a été révélateur : certaines routines tournaient une trentaine de fois par jour et grignotaient du quota sans toujours le mériter. Une fois visibles, elles sautent aux yeux, et c'est un humain qui contrôle qui tranche : il décide de les espacer.

L'outil éclaire la décision, il ne la prend pas à notre place.

Le principe tient en une phrase : tout travail d'un bot est suivi dans une tâche Odoo.

Pour savoir où en sont les choses, il suffit d'ouvrir Odoo, sans réveiller personne ni dépenser de quota pour demander un état des lieux. Les bots travaillent, nous regardons, et les décisions restent humaines.

Ce n'est pas la partie la plus spectaculaire de notre organisation, mais c'est elle qui rend l'ensemble pilotable.

Une organisation qui s'améliore chaque semaine

Une organisation de ce type ne se construit pas d'un coup. Voici ce que nous y avons ajouté début novembre 2026.

Le courrier papier arrive tout seul

Nous scannons notre courrier postal vers une adresse e-mail dédiée. Le document atterrit dans Odoo et prévient l'assistant. Il le lit, puis le range dans la tâche concernée avec une note sur ce qu'il y a de nouveau, ou crée une nouvelle tâche si le sujet est neuf. Il ne nous sollicite que si une décision ou un paiement nous revient.

Des projets toujours propres

Chaque tâche porte ses étiquettes, se trouve dans le bon projet et dans la colonne qui correspond à sa date. L'assistant les reclasse chaque matin, et dès qu'une information change la situation. Une tâche qui attend un tiers ou des travaux va dans la colonne « En attente ». On ne ferme une tâche que lorsque son résultat dans le monde réel est vraiment obtenu.

Tout ce que les bots écrivent dans Odoo (notes, descriptions, e-mails) est mis en forme proprement, avec de vrais titres, listes et tableaux.

Un agenda qui se remplit seul

Chaque jour, l'assistant part des activités prévues dans Odoo et remplit les moments libres de notre agenda avec des « pomodoros » : des blocs de travail concentré d'une heure. Quand une urgence arrive, elle prend la place d'un pomodoro non urgent, qui est reporté à plus tard. Une passe complète a lieu tôt le matin, puis un recalibrage à 13 h.

Les réseaux sociaux, depuis Odoo

Nos trois réseaux (LinkedIn, Facebook et X) sont pilotés autant que possible depuis le module de marketing social d'Odoo : un seul endroit pour publier, répondre aux commentaires et aimer ceux qui sont positifs. Une exception subsiste : suivre de nouveaux comptes sur X reste un geste humain. L'assistant nous prépare la liste.

Des sauvegardes pour tout reconstruire

Chaque jour de semaine, la configuration complète de l'assistant est sauvegardée en ligne, avec des paquets de reprise après sinistre qui permettraient à une autre IA de tout reconstruire : règles, routines, liens entre les bots. Les mots de passe n'y sont jamais copiés : nous les ressaisissons nous-mêmes.

Tout est documenté, automatiquement

Chaque changement de règle ou de routine est documenté d'office : dans la base de connaissances d'Odoo, avec des schémas, dans un document d'architecture et dans les fichiers de la machine. Une autre IA, ou un humain, peut ainsi reprendre la main.

Un coach plutôt qu'un bot de plus

Plutôt que d'ajouter des bots, j'améliore ceux que j'ai. Une fois par mois, je passe en revue ceux que j'ai dû corriger le plus souvent, à partir de traces réelles : mes corrections, mes rappels, le travail à refaire.

Pour chacun, je relève les trois erreurs qui reviennent et leur cause dans les instructions : un objectif flou, du contexte manquant, pas d'exemple, pas de définition claire de « terminé », ou trop de métiers pour un seul bot. Une instruction plus nette est proposée, avec un bon et un mauvais exemple tirés du quotidien. Je compare l'ancienne et la nouvelle version, et j'approuve bot par bot.

Rien ne change sans mon oui. Les règles d'approbation pour envoyer, payer, publier ou supprimer restent intactes, et chaque version est journalisée, donc on peut revenir en arrière.

J'ai écarté l'idée de rejouer des tests avec l'ancienne et la nouvelle version : ça coûte cher en quota, et un bot en mode brouillon ne publie et n'envoie rien, donc il ne reproduit pas les conditions réelles. Les erreurs vraiment commises sont de meilleures preuves.

Plusieurs cerveaux valent mieux qu'un

Un modèle seul, même très bon, a des angles morts. Il a ses tournures préférées, ses oublis, et parfois une assurance qui dépasse ce qu'il sait vraiment.

Pour les tâches courantes, notre chef de cabinet avance seul : inutile de convoquer un comité pour classer un courriel. Mais quand un sujet demande une vraie réflexion, il change de méthode.

Comment ça se passe

1. La même question part en parallèle vers une dizaine de familles de modèles d'IA, dont Claude, GPT, Gemini et Mistral. Ils ne se parlent pas entre eux et ne savent pas que les autres planchent sur la même consigne. Chacun répond de son côté, avec sa logique.

   

   Une question, plusieurs moteurs, une synthèse

2. Chaque réponse est collée telle quelle dans la tâche Odoo, avec sa source. Pas comme des journaux qu'on oublie, mais comme des pièces posées sur le même plan de travail. Nous pouvons y relire, des semaines plus tard, qui a proposé quoi et pourquoi telle formulation l'a emporté.

3. Vient alors le montage. Nous lisons les versions côte à côte, partie par partie, et retenons, pour chaque paragraphe, la meilleure pièce et l'auteur qui l'a fournie : ce qui est solide chez l'un, ce qui est clair chez l'autre, ce qui manquait aux deux.

L'accord de plusieurs modèles n'est pas une preuve, puisqu'ils peuvent partager la même erreur ; une idée isolée peut au contraire révéler ce que les autres ont manqué. Le résultat est un puzzle, relu pour qu'il tienne debout d'un seul tenant, et la décision finale reste humaine.

Cette méthode a un coût, et c'est pour cela que nous la réservons aux sujets qui la méritent : la comparaison, la réflexion de fond, les derniers recours. C'est le même principe que nos sentinelles : savoir quand un regard supplémentaire vaut l'effort.

L'intérêt n'est pas d'avoir le meilleur modèle. Les modèles changent ; l'organisation reste.

Ce qui compte, c'est un endroit où les angles de vue se croisent, où l'on peut rejouer le raisonnement, et où l'on garde la trace des choix.

Les 32 modèles consultés

Grok Heavy via grok.com, les 31 autres via Mammouth (mammouth.ai) ; l'astérisque marque les 14 modèles consultés aussi pour la section ajoutée en cours de route.

• Grok Heavy*

• Grok 4.7

• Grok 4.7 Reasoning*

• Grok Fast

• Claude Opus 5.5*

• Claude Sonnet 5.5*

• Claude Fable 5.1

• Claude Haiku 5.5

• GPT-6.1 SOL*

• GPT-6 LUNA

• GPT-6 ASTRA*

• GPT-5.4 NANO

• Gemini 3.8 Flash*

• Gemini 4 Argon*

• Gemini 3.5 Flash Lite

• Mistral Large 4*

• Mistral Large 4 Reasoning

• Mistral Small 4

• DeepSeek V4.1 Flash

• DeepSeek V4 Pro

• DeepSeek V4 Pro Reasoning*

• Perplexity Sonar Pro*

• Perplexity Sonar

• Perplexity Deep Research

• Qwen 3.8 27B

• Qwen 3.8 Reasoning*

• Kimi K2.6

• Kimi K3*

• Llama 4.0 Maverick

• Llama 4.0 Scout

• GLM 5.3 Flash

• GLM 5.3 Reasoning*

Et pour vous ?

Rien de tout cela n'est réservé aux grandes structures. C'est même l'inverse. Ces ingrédients conviennent justement aux indépendants et aux petites entreprises qui jonglent avec trop de tâches et pas assez d'heures :

• un point d'entrée clair ;

• des spécialistes bien définis ;

• des contrôles humains là où ils comptent ;

• des scripts qui ne réveillent l'intelligence qu'à bon escient ;

• une mémoire centrale.