Le jour du démarrage n'est pas la fin du projet. C'est le début de la période où l'équipe décide, sans toujours le dire, si Odoo devient l'outil de référence ou s'il reste un logiciel de plus à côté du fichier Excel. Quelques réflexes pendant les trente premiers jours font la différence, et la plupart ne demandent aucune compétence technique.
Voici un calendrier semaine par semaine pour une PME belge qui vient de basculer. Si la reprise des données n'est pas tout à fait terminée, commencez par les données à nettoyer avant le démarrage.
Semaine 1 : repérer les Excel qui continuent à vivre
Garder l'ancien système en parallèle pendant un temps est normal, et la documentation comptable d'Odoo le conseille pour la bascule de la comptabilité. Le piège, c'est le parallèle sans date de fin, où chacun continue à noter l'information « à sa façon, au cas où ».
Dressez la liste des fichiers Excel encore ouverts chaque jour et demandez, pour chacun, pourquoi. La réponse est presque toujours l'une de ces trois :
- la personne ne sait pas encore comment faire dans Odoo : c'est de la formation, et un quart d'heure assis à côté d'elle règle souvent la question ;
- Odoo sait le faire, mais un réglage manque : c'est une petite correction à planifier ;
- c'est l'habitude : le fichier va plus vite parce qu'on le connaît depuis dix ans.
Fixez une date de fin du parallèle, par exemple la fin du premier mois, et annoncez-la. À partir de là, une information n'existe que si elle est dans Odoo. Le gérant donne l'exemple : il demande ses chiffres à Odoo, pas à un fichier.
Semaines 1 et 2 : un responsable pour chaque type de fiche
Dans Excel, tout le monde corrigeait une ligne. Dans Odoo, si chacun crée ses propres clients et ses propres articles, les doublons reviennent en quelques semaines. Désignez une personne pour les contacts, une pour les articles, une pour les prix, chacune avec un remplaçant. Les autres vérifient d'abord que la fiche n'existe pas, puis demandent.
Ce n'est pas qu'une question de propreté. La documentation d'Odoo prévient que des contacts qui partagent le même numéro de TVA peuvent fausser le rapport de TVA, et recommande des contacts parents et enfants pour les sociétés liées.
Semaine 2 : le rapprochement bancaire, à faire souvent
Tant qu'une opération bancaire n'est pas rapprochée, Odoo la garde sur un compte d'attente. Attendre la fin du mois, c'est découvrir d'un coup des dizaines de lignes à traiter. Dix minutes tous les deux ou trois jours suffisent.
Pour le rapprochement automatique, Odoo compare le libellé de l'opération avec le numéro, la référence ou la communication des factures quand aucun partenaire n'est défini. Quand le partenaire est connu, il cherche une facture de ce partenaire avec le même montant. Deux conséquences pratiques : renseignez le partenaire sur les opérations qui reviennent, et cherchez pourquoi une facture n'a pas été reconnue (montant différent, communication libre, paiement groupé).
Les opérations récurrentes sans facture, comme les frais bancaires, se traitent avec un modèle de rapprochement. Et si vous avez connecté CodaBox, Odoo récupère les fichiers CODA toutes les 12 heures : plus besoin de les importer à la main.
Semaines 3 et 4 : la première déclaration TVA
Vérifiez d'abord que la périodicité (mensuelle ou trimestrielle) et la date d'alerte sont réglées dans les paramètres de la comptabilité : Odoo envoie alors des rappels avant l'échéance.
Avant de valider, passez par la revue de la déclaration. Odoo y contrôle notamment les écritures encore en brouillon dans la période, les données de société manquantes et les factures fournisseurs sans pièce jointe, qui serviraient de preuve en cas de contrôle.
La première fois, relisez le résultat avec votre comptable. Une fois la déclaration validée, la période est verrouillée : une correction sur une facture de cette période est enregistrée dans la période suivante. Mieux vaut trouver l'erreur avant. Profitez-en pour vérifier que la balance âgée des clients retombe sur le solde du compte clients, et de même côté fournisseurs.
Tout au long du mois : une liste de frictions, traitée chaque semaine
Ce qui ramène les gens vers Excel, ce sont les petites choses agaçantes : un champ qu'on ne trouve pas, un document qui sort avec le mauvais intitulé, un client introuvable. Ouvrez un endroit unique où chacun les note. Chaque semaine, quinze minutes pour trier : ce qui se règle en une minute se règle tout de suite, le reste est planifié. Une friction qui reste deux semaines sans réponse, c'est un fichier Excel qui reprend du service.
Ce qu'il vaut mieux ne pas personnaliser le premier mois
Pendant un mois, vous apprenez comment vous travaillez vraiment avec Odoo, et ce n'est jamais tout à fait comme dans le plan de départ. Personnaliser tout de suite, c'est figer des habitudes qui vont encore changer. À laisser de côté :
- les champs et écrans sur mesure, tant que la même demande n'est pas revenue de plusieurs personnes ;
- les rapports sur mesure : les rapports standard (balance âgée, rapport de TVA, ventes) couvrent l'essentiel du premier mois ;
- les automatisations compliquées : on automatise ce qu'on a déjà fait plusieurs fois à la main, pas ce qu'on imagine devoir faire ;
- le plan comptable et les taxes par défaut : on peut renommer un compte, mais on ne supprime pas ceux que le standard utilise.
Faire soi-même ou acheter une heure
En interne, tout ce qui touche à votre façon de travailler : qui valide quoi, comment on nomme les articles, quelles catégories de clients.
Une heure extérieure se justifie pour un problème technique ponctuel : un modèle de rapprochement qui ne reconnaît rien, un import à reprendre, une première déclaration à relire avec le comptable, une erreur dont vous ne trouvez pas la cause. Repère simple : si une question vous a déjà pris une heure sans réponse, l'heure suivante est mieux confiée à quelqu'un qui connaît Odoo. La logique d'achat est détaillée dans l'article sur le pack d'heures IT.
Si vous voulez un regard extérieur sur vos trente premiers jours, c'est le genre de travail qu'on fait en pack d'heures : info@z80.be ou +32 494 111 041.