La personne à l’admin a déjà un outil. Odoo, WinBooks, Billit, parfois encore un classeur. Ça n’empêche pas le copier-coller.
Les factures, elles partent. Peppol s’en charge, depuis janvier 2026, entre assujettis belges. J’ai écrit un premier texte là-dessus — facturer depuis Excel. Le mardi matin, le vrai souci, c’est l’autre bout: relancer.
Un dossier Outlook, « à relancer ». Un tableur à côté, les échéances. Mail poli le mercredi. Plus sec le vendredi. Quand le virement tombe, personne ne coche. Donc on relance un client qui a déjà payé. Ça arrive.
On me parle d’RPA, d’UiPath, d’un robot qui clique dans les fenêtres. Pour une boîte de quinze, c’est trop lourd. On n’a pas un projet de trois mois. On a plutôt les dix prochaines heures, et un seul circuit à arrêter.
Le site z80 a une phrase en anglais, je la laisse telle quelle:
“If you have to do something twice, then automate it.” — Sebastien Schmets
Deux fois, ici, c’est la même liste d’impayés dans le logiciel et dans Outlook. Ou le PDF fournisseur qu’on retape alors que le fichier structuré est déjà arrivé.
Automatiser les relances de factures
Peppol envoie la facture. Il ne va pas chercher l’argent.
Relancer, c’est un calendrier. Et c’est la loi du 2 août 2002. Entre entreprises, si le contrat ne dit rien, trente jours civils à partir du lendemain de la réception. On peut convenir plus long, pas au-delà de soixante, sauf secteurs que le Roi autorise. Dès le lendemain de l’échéance, les intérêts courent de plein droit, sans mise en demeure. Plus 40 € forfaitaires pour les frais de recouvrement. Le taux, c’est le taux directeur de la BCE plus huit points, arrondi au demi-point. Le pourcentage du semestre, je ne le recopie pas: la page HTML du SPF Finances m’a renvoyé un captcha.
Ça ne veut pas dire qu’il faut coller les 40 € dans le premier mail. Beaucoup de gens relancent d’abord poliment, et gardent le forfait pour plus tard. La loi donne un droit. Le calendrier, c’est vous qui le tenez. Et on arrête dès que c’est payé.
Dans Odoo, ça s’appelle les niveaux de relance. Comptabilité, configuration. Un mail quelques jours avant l’échéance — on peut mettre un nombre de jours négatif, donc avant la date. Un autre un peu après. Un plus ferme ensuite. Il y a une option automatique, si on la coche. Avant d’envoyer, on rapproche le compte bancaire. Sinon on relance des factures déjà payées. Le chatter garde la trace. Studio n’est pas obligatoire pour ça.
WinBooks, Billit, Exact: je ne vais pas inventer leurs menus. On ouvre d’abord ce que l’outil sait déjà envoyer. Souvent c’est déjà là, et personne ne l’a allumé.
Si le flux reste dans l’outil, on s’arrête là. Un récap du lundi pour la comptable, une activité, un mail type. Ça se règle dans le logiciel.
Le plan Custom, chez Odoo, ça devient utile quand on sort du standard. Studio, pour des règles un peu plus tordues — une activité trois jours après un statut, un champ qui bascule. L’API externe, si un autre logiciel vient lire ou écrire dans Odoo. J’ai revérifié la page tarifs le 1er septembre 2026: Standard, toutes les apps, Online seulement; Custom, Studio, multi-sociétés, API externe. Je ne mets pas les euros, ça dépend du pays.
Installer Studio sur un Standard bascule vers Custom, c’est écrit dans leur doc. Les SMS et les courriers depuis Odoo, ça, c’est de l’IAP, des crédits. Le mail de relance, non.
Quand le flux quitte vraiment l’outil — un récap vers une boîte qui n’est pas dans l’ERP, un fichier banque, un ping quelque part — là un petit n8n a du sens. On l’héberge soi-même, édition Community, sur un serveur dans l’EEE, ou sur une machine à soi. Leur cloud, c’est une autre décision. Pour appeler Odoo depuis l’extérieur (JSON-RPC, XML-RPC), il faut le plan Custom. Si c’est Odoo qui pousse vers l’extérieur, leur FAQ dit que ce n’est pas de l’API externe.
Le robot qui clique, en dernier. Une PME de quinze n’a généralement pas besoin d’un projet RPA pour des relances. Le logiciel a déjà un écran, on s’en sert. S’il n’envoie pas le mail, on colle. S’il reste vraiment des clics après ça, on en reparle.
Factures fournisseurs
L’autre boucle, c’est l’entrée. En 2026, entre assujettis belges, le vrai automatisme, c’est Peppol en réception. Un XML, des champs, un brouillon de facture fournisseur. Pas un scan. Odoo le documente: les documents reçus via Peppol sont relevés plusieurs fois par jour.
Un fichier XML ne consomme pas de crédit OCR. L’OCR d’Odoo, lui, existe, pour les PDF et les photos. C’est de l’IAP, un crédit par document. Je n’en fais pas un argument. Si le fournisseur est dans le mandat, on lui demande du Peppol.
Les dix prochaines heures
On choisit un circuit. Un seul. Les relances client, ou les factures fournisseurs, ou le récap du lundi. Pas les trois.
On écrit le calendrier sur une feuille. Qui envoie, à quel moment, ce qu’on attache. Surtout: on arrête quand c’est payé.
On allume ce que l’outil a déjà. Dans Odoo, les niveaux de relance. Ailleurs, le module du même nom, s’il existe.
On teste sur cinq dossiers. Pas sur toute la liste. On regarde si un client déjà payé a reçu le mail. Si oui, on corrige le rapprochement avant d’automatiser.
Si au bout d’une semaine ça coince encore, info@z80.be, +32 494 111 041, www.z80.be — on regarde le circuit, pas un projet RPA.