On voit encore beaucoup de factures sortir d’Excel. Autour de Liège, ce n’est pas rare. Un fichier pour les factures, un autre pour le stock « parce que le premier n’est jamais à jour », les relances dans Outlook, et le 5 du mois on recopie tout vers le comptable. WinBooks, Sage BOB, Exact, peu importe le logiciel de l’autre côté: la source, c’est encore version_finale_v7.xlsx.
Jusqu’à l’année dernière, un PDF par mail faisait le travail. Depuis le 1er janvier 2026, entre assujettis belges, plus vraiment. La loi du 6 février 2024 a ajouté un § 2bis à l’article 53 du Code de la TVA: facture électronique structurée, un fichier qu’une machine lit sans qu’on retape. L’arrêté du 8 juillet 2025 pointe vers Peppol BIS (UBL, EN 16931). On peut se mettre d’accord sur un autre canal EN 16931, ça arrive. Il faut quand même être capable d’envoyer et de recevoir du Peppol.
Le B2C n’est pas concerné. Un client à l’étranger hors Peppol peut encore recevoir un PDF. C’est le B2B belge qui a changé.
Tolérance au 1er trimestre 2026, jusqu’au 31 mars. Grant Thornton et EY le disent clairement: ce n’était pas un report de la loi. Ensuite l’administration peut sanctionner. Barème de l’arrêté n° 44: 1 500 €, 3 000 €, 5 000 €, trois mois minimum entre deux constats. Combien de PV déjà dressés, je n’ai pas de chiffre public, donc je n’en mets pas.
Petite soupape le 10 février 2026: si le destinataire n’arrive pas à recevoir du structuré, celui qui facture n’est pas forcé d’envoyer du Peppol. Il doit quand même facturer. Ça ne permet pas au client de rester injoignable.
Hermes, chez BOSA, convertissait le structuré en PDF pour ceux qui n’avaient rien. PwC indiquait une fermeture au 31 décembre 2025. Pratique le temps de s’équiper.
Excel, on le garde. Un budget, un scénario, un graphe, ça n’a rien à faire ailleurs. Le problème commence quand le tableur sert de liste clients et de canal de facture.
Là, ça coince: pas d’identifiant unique (le numéro d’entreprise BCE n’est pas le numéro de TVA, même si ça se ressemble), TVA 21/12/6 tapée à la main, stock d’un côté et facture de l’autre, relances uniquement dans la boîte mail. Et la recopie vers le comptable, chaque mois.
Peppol envoie la facture. Relancer, c’est la loi du 2 août 2002: 30 jours si rien n’est prévu au contrat, intérêts dès le lendemain de l’échéance, 40 € forfaitaires. Le taux commercial du SPF, je ne le recopie pas, leur page n’a pas voulu s’ouvrir.
L’escompte aussi. En Belgique la TVA se calcule sur le montant avec escompte, même si le client ne le prend pas. Dans Odoo Belgique c’est documenté. Dans un classeur, on se trompe, et la déclaration ne suit plus.
Logiciel de facturation
Si vous tapez « logiciel facturation PME Belgique » en 2026, une question suffit: est-ce que ça envoie et reçoit du Peppol BIS 3.0? Sage BOB, WinBooks, Exact Online, Odoo avec la localisation belge (EAS 0208, numéro d’entreprise, BIS Billing 3.0): oui. Un projet SAP de dix-huit mois: non, pas pour ça.
Par où on commence, chez les gens. On range les fiches. Un client, un identifiant, BCE d’un côté, TVA de l’autre, nom comme à la Banque-Carrefour. « Dupont SPRL » et « Dupont srl » dans deux fichiers, Peppol enverra ça très proprement, et ce sera faux.
On branche ensuite l’outil. Un test d’envoi, un test de réception. Puis on arrête de retaper vers le comptable. Si la même ligne quitte Excel pour WinBooks, le travail est déjà fait deux fois. Les vieux classeurs, lecture seule, et on part des clients qui tournent. Quinze ans d’historique, le nouvel outil n’en a pas besoin.
Si le mapping et Peppol vous prennent la semaine, un pack d’heures sur www.z80.be c’est fait pour ça. info@z80.be, +32 494 111 041.